At MultiSafepay we process Pay after Deliver payments provided by MultiFactor. For any questions regarding Pay after Delivery, please visit the MultiFactor website.

 

 

MultiSafepay is a payment service provider. MultiSafepay provides web shops with reliable and secure solutions for processing online payments. Though MultiSafepay is listed on your bank statement, your money has been securely transferred to the web shop where you initially placed your order.

Read more about us.

 

 

A bank transfer is processed within two or three business days. As soon as the payment is processed the web shop is able to ship your order.

After entering the required payment details you will receive a confirmation of your purchase by email. If you have not received a confirmation, please contact the web shop and check if your payment was successful.

If you are unable to contact the web shop you can contact us.

If you have paid for an order which you have not received yet, we advise you to contact the web shop where the order was placed. Should you not receive a response within a reasonable amount of time, please contact us.

To cancel an order or refund a transaction, please contact the web shop where the order was initially placed. MultiSafepay cannot perform these actions.

MultiSafepay payment pages support the following languages:

  • English
  • Dutch
  • Spanish
  • French
  • Italian
  • Danish
  • Portugeuse
  • Hebrew
  • Arabic
  • Russian
  • Mandarin

We have native support for Euros (EUR), Pounds (GBP) and Dollars (USD). Payments may be accepted in additional currencies on request.

In order to start accepting payments on your website, there are a number of steps to complete.

1. Add your website to your MultiSafepay account 

2. Choose a plugin or API reference for your website

3. Find your Site ID and Site Secure Code. You will need these codes to complete the implementation of the MultiSafepay payment system. Find out more here.

You will find a complete overview of the necessary steps to start processing payments on the Getting Started page.

 

It is possible to add an unlimited number of websites to your MultiSafepay account. Please keep in mind, however, that the websites added to your account must be operated by the same legal company for which the MultiSafepay account was created.

If you wish to process payments for a website operated by a separate legal entity, you will have to sign up for an additional MultiSafepay account.

You can choose to either add your website to your MultiSafepay account manually, or by using our site wizard. For detailed instructions please consult the help guides for MultiSafepay Control.

In order to pay out funds on your MultiSafepay account to your business bank account, your MultiSafepay account must be fully activated. You can check this by logging in on MultiSafepay Control. Select 'Pay-out' from the Dashboard to the left. If your account is not fully activated, you will see a red bar at the top of the screen containing a link to the page where you may upload the documents necessary for the approval of your account.

In order to withdraw your balance from your MultiSafepay account and transfer it to your own business bank account, your documentation and the information on your website needs to be checked and approved by our Screening department.

You will automatically receive an email once your account has been approved. Keep in mind, however, that you can process payments from your customers as soon as you create an account and implement your website. Your funds will be held on your MultiSafepay account pending the approval of your account.

You can choose to pay out the balance on your MultiSafepay account manually or automatically.

Yes. MultiSafepay does not process payments for illegal or certain high risk items. If you are unsure whether this might include some of your products please contact our Sales department.

MultiSafepay will ask you to submit a number of documents in order to fully activate your account. After your account has been fully activated it is possible to withdraw funds from your account and transfer them to your business bank account. Which documents are required depends on the legal structure/entity of a company. 

  • Copy Chamber of Commerce extract (max. 6 months old)
  • Copy valid ID of the person(s) who own the company and/or person(s) who hold 25 percent or more of company shares
  • Copy business bank statement (or screenshot made in online banking environment) including the IBAN and company trade name as listed on Chamber of Commerce extract
  • Copy of register of shareholders (applicable to private limited companies with more than one shareholder)
  • Copy hosting contract or a screenshot of registration information
  • Signed MultiSafepay Agreement for processing online payments. We kindly request you sign/fill in both pages.

Additionally, we kindly request you list the following information on your website(s):

  • Chamber of Commerce number
  • VAT number
  • General Terms and Conditions including right of withdrawal (14 days)
  • Company name, address, phone number, email address.

 

 

MultiSafepay has a range of standard payment methods which can be accepted immediately. We also offer a range of additional payment methods that can be made available upon request. In order to accept these additional payment methods you may be asked to provide extra information or documentation to meet the requirements.

You can submit a request for an additional payment method by contacting MultiSafepay. 

 

No problem. At MultiSafepay, any applicable monthly fees will be charged only as soon as your existing contract with your current Payment Service Provider has ended. You will have full access to all MultiSafepay features and prevent unnecessary costs. If you wish to know more about our switching service, please contact us.

MultiSafepay is legally required to establish and verify the identity of the Ultimate Beneficial Owners.

What is an Ultimate Beneficial Owner?

An Ultimate Beneficial Owner is natural person  that holds a certain equity interest or exercises control of the company. An Ultimate Beneficial Owner is also referred to as an UBO.

This occurs typically in the following situations:

  •          An individual holds an equity interest of 25%  or more of the shares or capital of the enterprise; or
  •          Exercises 25% or more of the voting rights; or
  •          Exercises de facto control over the affairs of the enterprise meaning the individuals that in practice determine matter; or
  •          Exercises other special rights of  25% or more over the capital of the enterprise,(meaning that an individual holds specific control as a result of for instance, rights granted in the articles of incorporation.

 

Guidance with regard to enterprise group structures

If the enterprise consists of a number of (intermediate) holding companies then the Ultimate Beneficial Owner information will pertain to the final owner of these companies. The Ultimate Beneficial Owner(s) are all those who, through various companies, have  25% or more control of this underlying company.

              

Does every enterprise have an Ultimate Beneficial Owner?

No, within the definition under the law it is possible that an enterprise does not have an Ultimate Beneficial Owner . For instance in the case that an enterprise has five owners with an equal distribution of capital and control. Each of the owners in this case has does not have 25% of more of the ownership.

Example

To clarify matters we have the following example:

  •          The limited company Good Ltd has a sole shareholder Better Ltd..

o    The shares of Better ltd. Are held equally by two other limited companies:

  •   Anders ltd. - has two equal shareholders:
  •          Mr. A. Jansen
  •          Ms. Jansen
  •   Best ltd. - has one sole shareholder:
  •          Ms. D. Best

The three Ultimate Beneficial Owners are therefore:

-       Mr. A. Jansen

-       Ms  B. Jansen - de Jong

-       Ms. D. Best

The details of all Ultimate Beneficial Owners are to be provided in the form ‘Statement of Ultimate Beneficial Owner’.  The color copy of the identity documents of these individuals needs to be uploaded in the account.

For more information please contact your account manager or our screening department at the following e-mail address [email protected]

 

There a number of things businesses should be aware of when accepting payments by credit card online. 

Ease of use
Credit cards are a very common, often preferred, payment method in many countries. Their wide spread acceptance and ability to process charges in multiple currencies make them the default choice for many consumers.

Security
Payment service providers and businesses handling credit card data must abide by the PCI Data Security Standards. These standards are designed to protect consumers and merchants by requiring the use of extensive security protocols and data management practices. MultiSafepay is PCI compliant and merchants can use MultiSafepay payment pages to accept credit card payments without being PCI compliant themselves.

Chargebacks
Consumers using credit cards have the right to initiate a chargeback. A chargeback is a forcibly initiated reversal of funds. 

3-D Secure
For detailed information about 3-D Secure please read the specific support article.

3-D Secure is an additional security layer used in online credit card and debit card transactions. The major credit card companies each offer their own version of 3-D Secure. These are Verified by Visa, MasterCard SecureCode, J/Secure and American Express SafeKey.

3-D Secure technology adds an extra step to placing an order and is intended for your safety and that of your customers. Your customers are protected against abuse of their credit card number. Before the payment is accepted, the cardholder identity is verified by requiring the customer to authenticate at the credit card provider's 3-D Secure website.

When a chargeback is filed against the web shop owner, and the transaction was carried out through the 3-D Secure system, the Acquiring Bank is responsible for the costs and not the web shop owner.

The status 'uncleared' means that we have received a credit card transaction but the payment has not been automatically accepted, because our anti-fraud module has detected unusual data. You can find the details of why the transaction has not been accepted under the details or Risk Report. Occasionally, additional information will be added in the Transaction Notes.

It is up to you whether you want to accept or decline the transaction. You can make an informed decision based on the information provided in the Risk Report.

Please note that if the fraud score is 8, you are not able to accept the transaction from MultiSafepay Control yourself. If you wish to accept transactions with risk scores of 8 or higher, you can contact MultiSafepay's Finance department.

MultiSafepay does not only believe in preventing fraud, but actively tracks and reports online criminals by monitoring payments. The risk management systems are customized and designed to accommodate clients with different needs. Our fraud desk actively works to reduce charge back rates and analyzes high risk transactions.

We offer the highest industry protection as per PCI DSS standards, HTTPS, data encryption and 3-D Secure technology. MultiSafepay processes Visa and MasterCard, so we are required to comply with the card schemes’ operating regulations.

In the event that your company has taken over an existing web shop you can contact us to receive the applicable form, which must be filled in and submitted to MultiSafepay. Submitting the take-over form is necessary if the acquired web shop has an existing MultiSafepay payment system. 

 

 

If a credit card payment of a consumer receives the status 'declined', this may be for several reasons. The consumer can contact their credit card issuer to inquire as to why the credit card payment has been 'declined'. 

For questions about credit card payments and/or a payment status (of a credit card transaction), please contact us.

 

To perform a refund by logging in on MultiSafepay Control. In the Dashboard select 'Transactions', then click on 'Transaction overview'. In the overview you can select the completed transaction you wish to refund. Once selected, you will find a detailed description of the payment Under the heading 'Order summary' you can click on 'Refund order' to initiate the refund.

An MT940 file is a format used to export financial transaction details, similar to a bank statement. MT940 is a universal structure which is compatible with various formats.

In MultiSafepay Control, it is possible to export financial information according to format, date, currency, and bank account number, among others.

Your accountancy software should contain the following features to ensure a seamless import and reconciliation of financial data:

- Software should contain option to process MT940 files

- The order numbers used in our files (f.e. 200160526) should also be available in your accountancy software

- The customer names and order amounts should coincide with those listed in your accountancy software.

The final two points mentioned above are not an issue if a connection between the web shop and the accountancy software  has been established.

MT940 supports the following formats, among others:

- CSV (financial reporting only)

- Excel

You can find more information about MT940 here under 'Reports and Data Export'.

As soon as your MultiSafepay account has been fully activated, you are able to pay out the funds. Log in on MultiSafepay Control and select 'Finance' and 'Balance' in the Dashboard. Here you have the option to schedule automatic withdrawals by selecting one or more days, the preferred amount per pay out, reserve an amount (f.e. to perform a refund), and select the bank account number on which you wish to receive the amount. 

You may also withdraw funds manually by simply selecting an amount and and bank account number. 

Withdrawing funds costs 0.50 EUR per withdrawal.

Since 2016, MultiSafepay has expanded its payment services by including so-called acquiring services for some payment methods. This means that for payment methods such as Bancontact, MultiSafepay can offer end-to-end payment processing and reporting services, which contributes to  increased availability and reliability.  As a result, we are required to start charging VAT per 1 January 2017.

If MultiSafepay can include your local VAT registration number in its monthly invoice, standard Dutch VAT of 21% can be shifted and will therefore not be charged to you.

The VAT is calculated based on all MultiSafepay fees: transaction fees, bank fees, and withdrawal and refund rates. As always, the transaction fees are charged as the transaction is processed. The bank rates and VAT will be charged in your account at the beginning of the next month. 

The VAT is automatically deducted from your account balance at the end of the month. You can look up exact amounts by using ‘VAT or 'Invoice’ as a search query in your transaction overview. You will receive your invoice by e-mail. Additionally, all VAT invoices will be added to your account. The invoice is for administrational purposes only; you do not need to settle the amount separately.

You can find your monthly VAT invoice in MultiSafepay Control. Log in on your account and navigate to 'Finance' > 'Invoices'.

The VAT invoice is also sent to the email address listed under 'Financial email' in your MultiSafepay account. If you have not added an email address under 'Financial email', your invoices will be sent to the main email address as listed in your account. You can add a financial email address by selecting 'Contact Information' in your account and adding your preferred email addresses.  

You can edit the email address in your account by selecting the drop-down-menu in the right hand corner of your screen next to the search bar. Click on 'Contact Details' and add your preferred email address under  'Financial email'. Click 'Save' to complete the changes. Reverse-charging VAT is possible in the event that you use our payment services, but are registered as a non-Dutch company. 

Reverse-charging VAT is possible in the event that you use our payment services, but are registered as a non-Dutch company. To reverse-charge VAT it is important that your VAT number is registered at MultiSafepay. You cannot reverse-charge VAT if your VAT number is unknown to MultiSafepay. To register your VAT number, please send an email to [email protected] 

If a consumer does not recognise a transaction that is charged, the cardholder can ask for more information by filing a retrieval request. This process is a pre-chargeback process and can be used to prevent a chargeback process. There are no administrative fees at this point. It is still allowed to perform a refund in this stage.

If a consumer disagrees with or does not recognise a transaction that is charged to his/her creditcard, the cardholder can ask the card issuing bank to raise a dispute. If a dispute is raised the card scheme, Visa/MasterCard, will notify MultiSafepay and reclaim the transaction amount from the merchant.

A cardholder can claim a chargeback for a minimum of 180 days after the purchase based on their consumer rights given by the card scheme (Visa/MasterCard/American Express). By offering credit cards as a payment option in your web shop you agree to the consumer rights that come with credit card acceptance.

The most common chargeback reasons are fraud, non-delivery of goods or goods not as described

There are several actions that can be taken to prevent chargebacks as much as possible. This starts with good customer service.

Fraud related chargebacks can be avoided altogether by using 3DS, whereby the cardholder needs to identify himself. Fraud-based chargebacks are not possible anymore in that case, only non-delivery and goods not as described.

These last two reasons are well within your control.

Non-delivery chargebacks can be minimized by (1) informing your customer of delivery times, both expected and actual, (2) having a well-documented delivery process e.g. by using track & trace and (3) refund/cancel the transaction if the goods will be delivered late or will not be delivered at all.

Goods not as described chargebacks can be minimized by having a clear description on your website and delivering quality goods.

MultiSafepay can challenge the chargeback on your behalf, but to do that we need documented proof of the order. This includes invoice, track & trace, signed proof of delivery and print- screens of (email) contacts you may have had with the cardholder. Your MultiSafepay chargeback team will decide on whether the chargeback can be challenged, based on the quality of the delivered proof. Within the MultiSafepay Control Panel, the chargeback is visible and you can upload the required proof per chargeback. Please note that the card scheme will make the final decision. 

As soon as the cardholder sends in the chargeback, he/she will typically be refunded by the issuing bank. Visa/MasterCard directly reclaim the amount from MSP and we debit your account. Performing a refund could lead to the cardholder receiving the transaction amount twice and you losing the transaction amount twice. This can be avoided by not doing the refund.

Visa and MasterCard, as well as the processing bank, will charge fees for a chargeback. MultiSafepay does not charge you anything extra, the work done by the MSP chargeback team is done free of charge as part of our service to you. Of course, we are always looking to bring the chargeback cost down in any way we can.

To perform a refund by logging in on MultiSafepay Control. In the Dashboard select 'Transactions', then click on 'Transaction overview'. In the overview you can select the completed transaction you wish to refund. Once selected, you will find a detailed description of the payment Under the heading 'Order summary' you can click on 'Refund order' to initiate the refund.

An MT940 file is a format used to export financial transaction details, similar to a bank statement. MT940 is a universal structure which is compatible with various formats.

In MultiSafepay Control, it is possible to export financial information according to format, date, currency, and bank account number, among others.

Your accountancy software should contain the following features to ensure a seamless import and reconciliation of financial data:

- Software should contain option to process MT940 files

- The order numbers used in our files (f.e. 200160526) should also be available in your accountancy software

- The customer names and order amounts should coincide with those listed in your accountancy software.

The final two points mentioned above are not an issue if a connection between the web shop and the accountancy software  has been established.

MT940 supports the following formats, among others:

- CSV (financial reporting only)

- Excel

You can find more information about MT940 here under 'Reports and Data Export'.

As soon as your MultiSafepay account has been fully activated, you are able to pay out the funds. Log in on MultiSafepay Control and select 'Finance' and 'Balance' in the Dashboard. Here you have the option to schedule automatic withdrawals by selecting one or more days, the preferred amount per pay out, reserve an amount (f.e. to perform a refund), and select the bank account number on which you wish to receive the amount. 

You may also withdraw funds manually by simply selecting an amount and and bank account number. 

Withdrawing funds costs 0.50 EUR per withdrawal.

MultiSafepay has a range of standard payment methods which can be accepted immediately. We also offer a range of additional payment methods that can be made available upon request. In order to accept these additional payment methods you may be asked to provide extra information or documentation to meet the requirements.

You can submit a request for an additional payment method by contacting MultiSafepay. 

 

In the event that your company has taken over an existing web shop you can contact us to receive the applicable form, which must be filled in and submitted to MultiSafepay. Submitting the take-over form is necessary if the acquired web shop has an existing MultiSafepay payment system. 

 

 

No problem. At MultiSafepay, any applicable monthly fees will be charged only as soon as your existing contract with your current Payment Service Provider has ended. You will have full access to all MultiSafepay features and prevent unnecessary costs. If you wish to know more about our switching service, please contact us.

Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden als het gaat om online credit kaart betalingen.

 

Gebruikersgemak

De credit kaart is een veelgebruikte en populaire betaalmethode in veel landen. Daarnaast is het mogelijk om eenvoudig in meerdere valuta's af te rekenen, waardoor de credit kaart vaak de meest gewilde betaalmethode is. 

 

Beveiliging

Betaaldienstverleners en ondernemingen die credit kaart gegevens verwerken dienen zich te houden aan de zogeheten PCI Data Security Standards. Deze normen beschermen de consument en de merchant doordat er gebruik wordt gemaakt van strenge protocols omtrent beveiliging data management praktijken. MultiSafepay voldoet aan de PCI norm en merchants kunnen credit kaart betalingen verwerken via MultiSafepay, zonder dat zij zelf aan deze norm dienen te voldoen.

 

Chargebacks

Consumenten die in het bezit zijn van een credit kaart zijn gerechtigd een zogeheten chargeback uit te voeren. Een chargeback is de plicht om de gelden van een reeds betaalde bestelling terug te vorderen. Het reeds betaalde bedrag wordt dan teruggevorderd door de credit kaart maatschappij in opdracht van de kaarthouder (de consument).

 

3-D Secure

Voor meer informatie over 3-D Secure verwijzen wij u naar het oorspronkelijke artikel

 

 

 

3-D Secure is een extra beveiliging die wordt gebruikt bij het verwerken van online credit kaart betalingen. De grote credit kaart maatschappijen bieden elk hun eigen variant van deze beveiliging aan. Het gaat hierbij om Verified by Visa, MasterCard Secure Code, J/Secure en American Express SafeKey.

3-D technologie voegt een extra stap aan het betaalproces toe bij het plaatsen van een online bestelling en biedt extra beveiliging voor zowel de consument als de merchant. Uw klanten zijn beschermd tegen misbruik van een credit kaart gegevens. Voordat de betaling wordt geaccepteerd, dient namelijk eerst de identiteit van de kaarthouder te worden bevestigd. De klant dient hiervoor de kaart te authenticeren door de CVC-code (op de achterkant van de credit kaart) in te vullen.

Indien er opdracht wordt gegeven voor een zogeheten chargeback op een credit kaart voorzien van 3-D Secure, dan is de uitgever van de credit kaart verantwoordelijk voor de kosten en niet de webwinkelier. 

De status uncleared houdt in dat wij een credit kaart transactie hebben ontvangen en dat de betaling nog niet geaccepteerd is, omdat er ons fraudefilter niet corresponderende en/of incorrecte gegevens heeft gevonden. U kunt zelf via uw transactieoverzicht in MultiSafepay Control bekijken waarom een credit kaart transactie niet direct geaccepteerd is.

U bepaalt zelf of u de transactie wilt goedkeuren of afwijzen. U kunt uw beslissing baseren op de informatie die in de risico rapportages in uw account.

Houdt u er tevens rekening mee dat het niet mogelijk om zelf een uncleared transactie te accepteren wanneer de fraude score een 8 bedraagt of hoger. In dit geval kan de betaling enkel worden geaccepteerd worden door een medewerker van MultiSafepay. Neemt u hiervoor contact op met onze Finance afdeling.

 

 

 

 

 

MultiSafepay gelooft niet alleen in het voorkomen van fraude, maar ook in het actief achterhalen en aangeven van internetfraudeurs. Onze risico management systemen zijn zo ontworpen dat deze aangepast kunnen worden aan de wensen van onze zakelijke klanten. Daarnaast werkt onze Fraud Desk aan het beperken en voorkomen van 'chargebacks' en worden transacties met een hoog risico geanalyzeerd. 

Wij bieden uitstekende fraude protectie conform PCI DSS normen, HTTPS, data encryptie, en 3-D Secure technologie. MultiSafepay verwerkt tevens Visa en MasterCard betalingen, waardoor wij verplicht zijn de bedrijfsvoorschriften van deze partijen te handhaven.

Indien uw bedrijf een bestaande webwinkel overneemt die gebruik maakt van het betaalsysteem van MultiSafepay, dan ontvangen wij graag een zogeheten overnameformulier. U kunt contact opnemen met MultiSafepay om dit formulier op te vragen. 

 

Indien een consument een creditcard betaling wenst te voldoen maar de status 'declined' wordt toegewezen, dan kan de consument contact opnemen met de uitgever van zijn/haar creditcard. De status 'declined' kan namelijk om verschillende redenen worden toegewezen. 

Voor vragen omtrent creditcard betalingen en/of (creditcard) betaalstatussen kunt u contact met ons opnemen.

Om een refund uit te voeren dient u eerst in te loggen via MultiSafepay Control. In het Dashboard selecteert u Transacties en vervolgens Transactieoverzicht. In het overzicht kunt u de 'completed' (of voltooide) transactie aanklikken waarvoor u een 'refund' wenst uit te voeren. Hiervoor klikt u onder Overzicht Bestelling op Bestelling Terugbetalen.

An MT940 bestand wordt gebruikt om financiële transactiegegevens te exporteren en is vergelijkbaar met een bankafschrift. MT940 houdt een universele structuur aan die goed te gebruiken is in combinatie met andere formats.

In MultiSafepay Control heeft u de mogelijkheid om financiële informatie te exporteren gerangschikt op o.a. format, datum, valuta, en bankrekeningnummer.

Uw boekhouding software dient in ieder geval te beschikken over de volgende opties om correct financiële data te importeren en af te letteren:

  • Uw software dient voorzien te zijn van een optie om MT940 bestanden te verwerken
  • De ordernummers die u gebruikt in uw bestanden (bijv. 200160526) dienen eveneens toegankelijk te zijn in uw boekhouding software
  • De klantgegevens (m.n. de naam van de klant) en orderbedragen dienen overeen te komen met de gegevens in uw boekhouding software.

De twee laatstgenoemde vereisten zijn niet van toepassing indien de boekhouding software reeds gekoppeld is aan uw webshop.

MT940 ondersteunt o.a. de volgende formats:

- CSV (enkel voor financiële rapportages)

- Excel

Wanneer uw MultiSafpay-account volledig is geactiveerd, is het mogelijk om eventuele verdiensten op uw account over te maken naar uw zakelijke rekening. Hiervoor logt u in op MultiSafepay Control en kiest u Financieel en vervolgens Saldo in het Dashboard. Hier kunt u ervoor kiezen om automatische uitbetalingen in te plannen, waarbij u een bedrag kunt reserveren (voor bijvoorbeeld het uitvoeren van een refund) en overige verdiensten kunt laten uitbetalen op de door u gekozen dagen. 

U kunt er ook voor kiezen om handmatig een bedrag op te nemen onder het kopje Saldo Opnemen op dezelfde pagina.

Het uitbetalen van uw verdiensten kost 0.50 EUR per uitbetaling.

MultiSafepay heeft als doel zoveel mogelijk klanten te voorzien van een voorstel op maat. Om vrijblijvend een voorstel aan te vragen kunt u via onze website een offerteaanvraag indienen of een e-mail sturen naar [email protected]

Indien u al een account heeft aangemaakt, ontvangt u in de e-mailbevestiging een overzicht van onze standaard tarieven. Hierop kunt u alsnog een vrijblijvende offerteaanvraag indienen. 

Op onze website treft u tevens meer informatie over de beschikbare betaalmethoden

 

 

Indien u heeft gepoogd een betaling te voldoen middels een creditcard en vervolgens ziet dat uw betaling de status 'declined' heeft, raden wij u aan om eerst contact op te nemen met de uitgever van uw kaart. Creditcard betalingen kunnen namelijk om meerdere redenen worden geweigerd, bijvoorbeeld doordat er te weinig geld op de kaart staat of doordat er een verhoogd frauderisico bestaat. 

MultiSafepay is wettelijk verplicht om de identiteit van de Uiteindelijk Belanghebbende(n) vast te stellen.

Wat is een Uiteindelijk Belanghebbende?

De Uiteindelijk Belanghebbende is een natuurlijk persoon die een bepaald kapitaal belang of zeggenschap uitoefent.  Een Uiteindelijk Belanghebbende wordt door veel financiële instellingen ook wel aangeduid als UBO. UBO staat hierbij voor Ultimate Beneficial Owner. 

Er is sprake van een Uiteindelijk Belanghebbende wanneer een persoon:

  •          een belang bezit van 25% of meer in het aandelenkapitaal of vermogen van uw bedrijf; of
  •          25% of meer van het stemrecht kan uitoefenen in uw bedrijf; of
  •          feitelijke zeggenschap kan uitoefenen in uw bedrijf (hiermee wordt bedoeld een persoon

die het in de praktijk voor het zeggen heeft); of

  •          bijzondere zeggenschap heeft over 25% of meer van het vermogen van uw bedrijf

(hiermee wordt bedoeld dat de persoon een bijzonder zeggenschapsrecht heeft dat is

vastgelegd in bijvoorbeeld de statuten).

 

Wat te doen bij complexe bedrijfsstructuren?

Als het eigendom van de onderneming bij meerdere vennootschappen ligt, dan zal elk van de vennootschappen moeten worden nagegaan welke personen daar een bepaald kapitaal belang of zeggenschap uitoefenen. Het kan dus zo zijn dat er bij meerdere bedrijven in de bedrijfsstructuur onderzocht moet worden wie daar de Uiteindelijk Belanghebbende is.

 

Heeft elk bedrijf een uiteindelijk belanghebbende?

Nee, binnen de definitie zoals binnen de wet gegeven heeft niet elk bedrijf een Uiteindelijk Belanghebbende. Zo is er bijvoorbeeld bij een rechtspersoon met 5 of meer eigenaren met een gelijke verdeling van kapitaal of zeggenschap geen sprake van een Uiteindelijk Belanghebbende. Elk van

de eigenaren heeft in dit geval namelijk niet een aandeel van 25% of meer.

 

Voorbeeld

Om het voorgaande duidelijk te maken  volgt hieronder een voorbeeld:

  •          Besloten Vennootschap Goed B.V. heeft een enig aandeelhouder, Beter B.V.

o    De aandelen van Beter B.V. zijn gelijk verdeeld over twee B.V.’s:

  •   Anders B.V. heeft twee gelijke aandeelhouders:
  •          de heer A. Jansen
  •          mevrouw B. Jansen - De Jong
  •   Best B.V. heeft een enig aandeelhouder:
  •          mevrouw D. Best

De drie Uiteindelijk Belanghebbenden zijn hier dus:

-       de heer A. Jansen

-       mevrouw B. Jansen - de Jong

-       mevrouw D. Best

De gegevens van alle Uiteindelijk Belanghebbenden dienen op het formulier ingevuld te worden en een kleurenkopie legitimatiebewijs dient van alle personen te worden ge-upload in het account.

Voor meer toelichting kunt u contact opnemen met uw accountmanager of onze screening afdeling via het e-mailadres [email protected]

MultiSafepay is legally required to establish and verify the identity of the Ultimate Beneficial Owners.

What is an Ultimate Beneficial Owner?

An Ultimate Beneficial Owner is natural person  that holds a certain equity interest or exercises control of the company. An Ultimate Beneficial Owner is also referred to as an UBO.

This occurs typically in the following situations:

  •          An individual holds an equity interest of 25%  or more of the shares or capital of the enterprise; or
  •          Exercises 25% or more of the voting rights; or
  •          Exercises de facto control over the affairs of the enterprise meaning the individuals that in practice determine matter; or
  •          Exercises other special rights of  25% or more over the capital of the enterprise,(meaning that an individual holds specific control as a result of for instance, rights granted in the articles of incorporation.

 

Guidance with regard to enterprise group structures

If the enterprise consists of a number of (intermediate) holding companies then the Ultimate Beneficial Owner information will pertain to the final owner of these companies. The Ultimate Beneficial Owner(s) are all those who, through various companies, have  25% or more control of this underlying company.

              

Does every enterprise have an Ultimate Beneficial Owner?

No, within the definition under the law it is possible that an enterprise does not have an Ultimate Beneficial Owner . For instance in the case that an enterprise has five owners with an equal distribution of capital and control. Each of the owners in this case has does not have 25% of more of the ownership.

Example

To clarify matters we have the following example:

  •          The limited company Good Ltd has a sole shareholder Better Ltd..

o    The shares of Better ltd. Are held equally by two other limited companies:

  •   Anders ltd. - has two equal shareholders:
  •          Mr. A. Jansen
  •          Ms. Jansen
  •   Best ltd. - has one sole shareholder:
  •          Ms. D. Best

The three Ultimate Beneficial Owners are therefore:

-       Mr. A. Jansen

-       Ms  B. Jansen - de Jong

-       Ms. D. Best

The details of all Ultimate Beneficial Owners are to be provided in the form ‘Statement of Ultimate Beneficial Owner’.  The color copy of the identity documents of these individuals needs to be uploaded in the account.

For more information please contact your account manager or our screening department at the following e-mail address [email protected]

 

In 2016 heeft MultiSafepay haar betaaldiensten verder uitgebreid als Payment Service Provider door voor een aantal betaalproducten ook 'acquiring services' aan te bieden. Dit betekent  dat wij voor bij voor betaalmethoden zoals Bancontact nu de volledige betaalverwerking zelfstandig kunnen uitvoeren. Hierdoor kunnen wij een hogere beschikbaarheid en betrouwbaarheid van onze dienstverlening bieden. Het uitbreiden van onze betaaldiensten heeft tot gevolg dat we per 1 januari 2017 ook BTW- in rekening dienen te brengen.

De BTW-kosten worden gerekend op alle kosten die u maakt bij MultiSafepay: de tarieven per betaalmethode, de bancaire tarieven, refund-kosten en uitbetalingkosten. De tarieven per betaalmethode worden verrekend tijdens de transactie zoals u van ons gewend bent. De bancaire tarieven worden, net als de BTW-kosten, aan het einde van elke maand bijgewerkt worden in uw MultiSafepay-account. 

De BTW-kosten worden aan het begin van de volgende maand ingehouden op de balans in uw MultiSafepay-account. U treft de BTW-kosten in uw transactieoverzicht onder de 'VAT' of 'Invoice'. U hoeft de factuur die u heeft ontvangen niet  apart te betalen.

Uw BTW-facturen kunt u terugvinden in MultiSafepay Control. Kies na het inloggen in uw accountmenu voor 'Financieel' > 'Facturen'. Hier komen alle BTW-facturen te staan. 

De BTW-factuur wordt tevens iedere maand verzonden naar het 'financieel e-mailadres' dat u heeft ingevuld in de contactgegevens van uw account. Heeft u geen financieel e-mailadres ingevuld? Dan gebruiken wij het algemene e-mailadres ('Hoofd e-mailadres') dat is geregistreerd onder 'Contactgegevens' in uw MultiSafepay-account.

U kunt in uw merchant control panel het e-mailadres wijzigen onder contactgegevens. U kiest aan de rechterkant op uw dashboard voor het pijltje en selecteert ‘Contactgegevens’. Hier kunt u bij financieel e-mailadres een e-mailadres toevoegen. Vanaf de eerstvolgende maand ontvangt u uw BTW-factuur op het nieuwe e-mailadres.  

Het verleggen van de BTW is mogelijk indien u betaaldiensten afneemt van MultiSafepay, maar zelf een buitenlandse ondernemer bent. Om de BTW te kunnen verleggen  dient uw BTW-nummer bij ons bekend te zijn. Is dit niet het geval, dan kan de BTW niet verlegd worden en worden de BTW-kosten alsnog verrekend in uw account. Wilt u uw BTW-nummer doorgeven? Stuur dan een e-mail naar [email protected]

Since 2016, MultiSafepay has expanded its payment services by including so-called acquiring services for some payment methods. This means that for payment methods such as Bancontact, MultiSafepay can offer end-to-end payment processing and reporting services, which contributes to  increased availability and reliability.  As a result, we are required to start charging VAT per 1 January 2017.

If MultiSafepay can include your local VAT registration number in its monthly invoice, standard Dutch VAT of 21% can be shifted and will therefore not be charged to you.

The VAT is calculated based on all MultiSafepay fees: transaction fees, bank fees, and withdrawal and refund rates. As always, the transaction fees are charged as the transaction is processed. The bank rates and VAT will be charged in your account at the beginning of the next month. 

The VAT is automatically deducted from your account balance at the end of the month. You can look up exact amounts by using ‘VAT or 'Invoice’ as a search query in your transaction overview. You will receive your invoice by e-mail. Additionally, all VAT invoices will be added to your account. The invoice is for administrational purposes only; you do not need to settle the amount separately.

You can find your monthly VAT invoice in MultiSafepay Control. Log in on your account and navigate to 'Finance' > 'Invoices'.

The VAT invoice is also sent to the email address listed under 'Financial email' in your MultiSafepay account. If you have not added an email address under 'Financial email', your invoices will be sent to the main email address as listed in your account. You can add a financial email address by selecting 'Contact Information' in your account and adding your preferred email addresses.  

You can edit the email address in your account by selecting the drop-down-menu in the right hand corner of your screen next to the search bar. Click on 'Contact Details' and add your preferred email address under  'Financial email'. Click 'Save' to complete the changes. Reverse-charging VAT is possible in the event that you use our payment services, but are registered as a non-Dutch company. 

Reverse-charging VAT is possible in the event that you use our payment services, but are registered as a non-Dutch company. To reverse-charge VAT it is important that your VAT number is registered at MultiSafepay. You cannot reverse-charge VAT if your VAT number is unknown to MultiSafepay. To register your VAT number, please send an email to [email protected] 

Als een klant een creditcard transactie niet herkent, kan hij/zij om meer informatie vragen via een retrieval request. Dit verzoek is nog geen chargeback/betwisting en kan worden gebruikt om een chargeback te voorkomen. Het is toegestaan om een terugbetaling (refund) uit te voeren.

Een chargeback, of betwisting, wordt opgestart door de kaarthouder als hij/zij het niet eens is met de transactie. De kaartuitgevende bank zal de betwisting via Visa, MasterCard of Amex naar MultiSafepay sturen, de transactie wordt op dat moment teruggedraaid.

Het betwistingsproces is een consumentenbescherming die wereldwijd verplicht wordt gesteld door Visa, MasterCard en American Express. Door het accepteren van creditcards in uw webshop gaat u akkoord met deze consumentenbescherming.

De meest voorkomen chargeback redenen zijn fraude, niet leveren van diensten of goederen of goederen/diensten komen niet overeen met de beschrijving.

Er zijn een aantal acties die u kunt nemen om chargebacks zo veel mogelijk te voorkomen end dit begint met een goede klantenservice.

Fraude gerelateerde chargebacks kunnen volledig vermeden worden door het gebruik van 3DS (Verified by Visa, MasterCard SecureCode) waar de kaarthouder zich moet authentiseren. Het risico komt hiermee volledig bij uw klant te liggen en blijven ‘niet leveren van diensten of goederen’ of ‘goederen/diensten komen niet overeen met de beschrijving’ over als belangrijkste chargeback redenen.

Niet leveren van diensten of goederen chargebacks kunnen geminimaliseerd worden door (1) uw klanten goed te informeren over verwachte en werkelijke levertijden, (2) een goed gedocumenteerd leveringsproces inclusief track&trace en handtekening bij ontvangst en (3) door de transactie te annuleren/terug te betalen indien niet of niet tijdig geleverd kan worden.

‘Goederen/diensten komen niet overeen met de beschrijving’ chargebacks kunnen zoveel mogelijk voorkomen worden door een duidelijke, accurate beschrijving op uw website.

MultiSafepay kan de chargeback aanvechten, maar om dat te kunnen doen hebben we wel goed gedocumenteerd bewijs van de validiteit van de transactie nodig. Hieronder vallen facturen, track&trace, afleverbewijs met handtekening en printscreens van (email) contacten die u met de klant heeft gehad over de bestelling. Uw MultiSafepay team zal aan de hand van de aangeleverde documentatie beslissen of de chargeback aangevochten kan worden, dit is afhankelijk van de aangeleverde documenten en de kwaliteit daarvan.

In de MultiSafepay Control Panel is de chargeback zichtbaar en kunt u de documenten uploaden. De beslissing in de chargeback wordt uiteindelijk genomen door Visa, MasterCard of Amex.

Normaal gesproken zal zodra de kaarthouder de chargeback heeft ingediend, de kaartuitgevende bank het geld terugstorten naar de klant en het bedrag bij ons in rekening brengen. Wij belasten dit bedrag vervolgens door aan u. Als u ook nog de klant zelf terugbetaalt, ontvangt de klant het transactiebedrag dus tweemaal en wordt u tweemaal belast. Om dit te voorkomen is het niet meer mogelijk om na ontvangst van een chargeback nog een refund te doen. 

Visa en MasterCard en de verwerkende bank rekenen kosten bij een chargeback. MuliSafepay zelf rekent u niets extra’s door, het chargebackteam verleent deze service kosteloos aan u als onderdeel van onze service. Waar mogelijk doen we alles om de kosten zo laag mogelijk te houden.

Als na het aangeleverde bewijs de kaarthouder de transactie nog steeds betwist, gaat het chargeback proces door. Het is mogelijk om deze tweede chargeback aan te vechten, maar de kosten die hieraan verbonden zijn aanzienlijk als de chargeback verloren gaat. Daarom is dit alleen aan te raden als u nieuw, zeer overtuigend bewijs heeft dat nog niet eerder is gebruikt. Neemt u alstublieft contact op met ons via [email protected] zodat wij u zo goed mogelijk kunnen adviseren en assisteren.

If a consumer does not recognise a transaction that is charged, the cardholder can ask for more information by filing a retrieval request. This process is a pre-chargeback process and can be used to prevent a chargeback process. There are no administrative fees at this point. It is still allowed to perform a refund in this stage.

If a consumer disagrees with or does not recognise a transaction that is charged to his/her creditcard, the cardholder can ask the card issuing bank to raise a dispute. If a dispute is raised the card scheme, Visa/MasterCard, will notify MultiSafepay and reclaim the transaction amount from the merchant.

A cardholder can claim a chargeback for a minimum of 180 days after the purchase based on their consumer rights given by the card scheme (Visa/MasterCard/American Express). By offering credit cards as a payment option in your web shop you agree to the consumer rights that come with credit card acceptance.

The most common chargeback reasons are fraud, non-delivery of goods or goods not as described

There are several actions that can be taken to prevent chargebacks as much as possible. This starts with good customer service.

Fraud related chargebacks can be avoided altogether by using 3DS, whereby the cardholder needs to identify himself. Fraud-based chargebacks are not possible anymore in that case, only non-delivery and goods not as described.

These last two reasons are well within your control.

Non-delivery chargebacks can be minimized by (1) informing your customer of delivery times, both expected and actual, (2) having a well-documented delivery process e.g. by using track & trace and (3) refund/cancel the transaction if the goods will be delivered late or will not be delivered at all.

Goods not as described chargebacks can be minimized by having a clear description on your website and delivering quality goods.

MultiSafepay can challenge the chargeback on your behalf, but to do that we need documented proof of the order. This includes invoice, track & trace, signed proof of delivery and print- screens of (email) contacts you may have had with the cardholder. Your MultiSafepay chargeback team will decide on whether the chargeback can be challenged, based on the quality of the delivered proof. Within the MultiSafepay Control Panel, the chargeback is visible and you can upload the required proof per chargeback. Please note that the card scheme will make the final decision. 

As soon as the cardholder sends in the chargeback, he/she will typically be refunded by the issuing bank. Visa/MasterCard directly reclaim the amount from MSP and we debit your account. Performing a refund could lead to the cardholder receiving the transaction amount twice and you losing the transaction amount twice. This can be avoided by not doing the refund.

Visa and MasterCard, as well as the processing bank, will charge fees for a chargeback. MultiSafepay does not charge you anything extra, the work done by the MSP chargeback team is done free of charge as part of our service to you. Of course, we are always looking to bring the chargeback cost down in any way we can.


Can't find what you are looking for?

Get in touch

E-mail us

Call us

+31 (0)20 8500 500

Call me